병원의 재고 관리, 어떻게 시작해야 할까요?

“작은 병원에서 일하고 있는 간호사입니다. 우리 병원은 규모가 크지 않아서 수작업으로 재고를 관리하고 있었는데요. 요즘 들어 재고 관리에 드는 업무 시간이 과도하게 늘어나서 고민이에요. 환자 진료에 쓰이는 의료용품이 부족하거나, 의료기기가 올바른 위치에 놓여 있지 않아서 의료 서비스 제공에 차질이 빚어진 적도 있어요.”
- A 병원 간호사 B씨

재고 관리는 일반 기업뿐만 아니라 의료기관에서도 매우 중요한 업무입니다. 의료기관의 재고 관리는 원활한 진료와 환자 안전의 근간이 되므로 더욱더 주의 깊은 관리가 필요한데요. A 병원과 같은 소규모 병원은 재고 관리의 중요성을 간과하는 사례가 많습니다. 의료기관이 재고 관리로 인한 업무 부담을 줄이고, 진료의 질을 향상하려면 어떻게 해야 할까요?

양질의 치료를 위한
의료기관의 재고 관리

병원, 의원, 클리닉, 건강검진센터와 같은 의료기관은 붕대, 거즈, 장갑, 주사기 등 다양한 의료용품의 재고를 관리합니다. 또 의료기관의 종류에 따라 환자감시장치, 심장박동기, MRI, CT 등 고가의 의료기기를 보유하기도 하죠. 이러한 물품들은 의료기관의 지출 대부분을 차지하기에 소규모 병원일지라도 전략적인 재고 관리가 필요해요. 

소규모 병원의 경우, A 병원처럼 수기로 재고 관리를 실천하는 경우가 많은데요. 수기 재고 관리는 부가적인 비용을 들이지 않아도 된다는 점에서 합리적으로 보이지만, 정확하고 효율적인 재고 관리에는 한계가 있어요. 재고 관리의 정확성이 보장되지 않으면, 보유하고 있는 물품을 중복으로 구매하거나 적시에 필요한 물품을 찾지 못하는 일이 생길 수 있죠.

재고 관리로 인한 업무 부담을 겪는 의료진은 어쩔 수 없이 환자 케어에 소홀하게 되고, 의료 서비스의 질이 저하될 수밖에 없어요. 이러한 상황에 놓였다면, 지금이 바로 양질의 치료를 위한 재고관리를 시작할 때랍니다. 

철저한 의료 재고 관리를 실천하는 병원은 재고 관리에 드는 의료진의 업무 부담을 크게 줄여줘요. 비용을 낭비하는 일 없이 필요한 만큼의 재고를 확보할 수 있죠. 누구든지 재고를 쉽게 찾고, 의료기기를 제자리에 돌려놓는 일도 한결 수월해집니다. 궁극적으로는 더 나은 의료 서비스를 제공할 수 있는 환경을 구축할 수 있어요.

의료 재고 관리,
이렇게 실천해 보세요

재고 데이터 수집하기

제대로 된 의료 재고 관리가 처음이라면, 우선 재고 데이터를 수집하는 것에서부터 시작하세요. 수작업이나 엑셀 스프레드시트로 기록해 온 장부를 살펴보거나, 실제로 가지고 있는 재고를 모두 세어보는 것이 좋습니다. 하루, 일주일, 한 달, 1년 동안 얼마나 많은 의료용품을 사용하는지 살펴보는 과정을 통해 우리 병원에 꼭 맞는 재고 관리 계획을 세울 수 있어요. 재고 관리 계획은 불필요한 지출을 줄여 병원 운영에 큰 도움을 준답니다.

제품목록 정리하기

제품목록은 안정적인 재고 관리의 기초가 됩니다. 특히 환자의 생명을 위한 일을 하는 의료기관은 정확한 제품목록을 기초로 실수 없이 재고를 관리하는 것이 중요하죠. 제품목록에는 제품명, 구매가, 구매일, 카테고리, 현재 재고량, 안전재고(최소 수량), 위치 등이 포함돼요. 이렇게 꼼꼼하게 제품 정보를 정리해 두면 빈틈없는 재고 관리가 가능하고, 비슷한 외관의 의료용품을 잘못 사용하는 일도 막을 수 있어요. 

제품목록을 만드는 방법은 다양해요. A4 용지에 수작업으로 기재할 수도 있고, 엑셀 스프레드시트를 이용해 표 형태로 만들 수도 있죠. 하지만 이 두 가지 방식은 최신 정보를 빠르게 공유하는 데는 다소 어려움이 있어요. 누가 가장 최신 버전의 장부 혹은 파일을 소유하고 있는지에 따라 정보의 비대칭 문제가 나타날 수 있거든요. 

이러한 현상을 방지하고 싶다면 재고 관리 소프트웨어를 사용해 제품목록을 정리하는 것을 권장해요. 클라우드 기반으로 작동하는 재고 관리 소프트웨어는 언제나 실시간 업데이트를 통한 최신 정보를 제공하죠. 의료진들은 각자의 위치에서 PC, 태블릿, 스마트폰으로 편하게 제품목록을 확인할 수 있어요.

재고 물품에 바코드 부착하기

수기 장부나 엑셀 스프레드시트 대신 재고 관리 소프트웨어를 이용하기로 하셨나요? 그렇다면 보유하고 있는 물품에 바코드를 부착해 더 편리한 재고 관리를 실천해 보세요. 바코드 시스템은 재고 관리의 디지털 전환을 실천하려는 조직에 꼭 필요한 도구랍니다. 

먼저 바코드를 만들기 위해서는 각 품목에 고유한 식별번호를 부여해야 해요. 식별번호를 토대로 바코드를 생성하고, 라벨지에 출력한 다음, 재고 관리가 필요한 제품에 부착해 주세요. 이렇게 바코드를 부착해두면 바코드를 스캔하는 것만으로 현재 재고량, 구매일, 위치 등 업무에 필요한 다양한 정보를 빠르게 확인할 수 있어요.

소독이 잦은 의료 환경에서는 쉽게 손상되지 않는 라벨지를 사용하는 것이 좋아요. 라벨지 종류에 따라 내구성 면에서 큰 차이가 있으므로 잘 알아보고 선택해야 한답니다.

모든 비즈니스에서 재고 관리는 중요한 역할을 하지만, 의료기관의 재고 관리는 단순히 물품을 보관하고 정리하는 일에서 그치지 않아요. 환자의 안전을 보장하고, 의료진의 편의를 높이며, 병원의 운영 효율성을 향상하는 역할을 하죠. 의료 재고 관리를 시작하고 싶다면, 아래 버튼을 눌러 박스히어로와 함께하세요!